aprenda sobre organização de escritório

3 dicas para organização de escritório e aumento da produtividade

A organização é um fator de grande influência na produtividade de uma empresa, por isso o tema merece atenção. Afinal, como é possível produzir de maneira satisfatória em um ambiente caótico, onde se gasta muito tempo procurando as coisas? E quanto maior o número de pessoas trabalhando no local mais complicado fica. É por isso que a organização de escritório é fundamental, ela permite que o espaço funcione e tenha o máximo de produtividade. A seguir você poderá conferir algumas dicas para melhorar a organização do seu espaço.

1. Utilize a tecnologia para organizar documentos e arquivos

O acúmulo de papéis é o que mais contribui para a desorganização de um espaço. No entanto, sabemos que nem sempre podemos nos livrar deles. A melhor solução para a organização de escritório é fazer a separação dos papéis e documentos de acordo com o valor, uso e necessidade de cada um.

Com as tecnologias disponíveis é possível tornar essa gestão de documentos ainda mais eficiente. Em geral, são três tipos de documentos que você terá em seu escritório: os que precisam ser preservados e acessados com frequência, os que podem ser digitalizados e descartados e os que devem ser arquivados para possível acesso posterior.

Os arquivos pouco acessados podem ocupar espaços menos acessíveis do escritório e menos visível. Apenas aqueles que são fundamentais para sua empresa devem ficar ao alcance das mãos.

2. Articule decoração e funcionalidade na escolha da mobília

Mesmo com um espaço reduzido é possível fazer com que seu escritório seja esteticamente agradável e organizado. Para além da escolha de móveis funcionais, uma estratégia para ter sucesso nessa articulação entre decoração e organização é fazer um projeto de escritório.

Isso porque o projeto permite prever as suas necessidades de armazenamento e acesso na rotina de trabalho. A partir disso, realiza-se uma análise de como utilizar melhor o espaço, escolhendo mobílias que decore e organize o ambiente. Essas escolhas assertivas podem modificar qualquer ambiente.

3. Utilize aplicativos corporativos para favorecer a organização de escritório

Bilhete, quadro de aviso, lista de tarefas, fluxogramas e outras ferramentas de comunicação com a equipe também podem contribuir bastante para diminuir a bagunça em um escritório.

O uso de aplicativos para realizar essa comunicação tem se mostrado uma ótima escolha para organização de escritório. Ela facilita a interação entre grupos, aumenta a produtividade e permite o acompanhamento rápido do andamento do trabalho. Além disso, inclui lembretes, alarmes, comentários acessíveis a todos em tempo real, dentre outras vantagens. Transferir para o meio virtual o que ficaria sobre a mesa ou nas paredes é uma alternativa brilhante para otimizar a gestão do espaço.

Ao aplicar essas três dicas para organização de escritório você terá como um dos reflexos o aumento da produtividade. Para que a produtividade se eleve ao máximo é preciso organizar também os processos administrativos e de gestão, essa organização você pode obter através de um plano de negócios. Para se aprofundar mais nesse assunto leia o nosso e-book: Como construir um plano de negócios bem-sucedido.

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